Le covoiturage est une pratique de plus en plus répandue où plusieurs personnes partagent un même véhicule pour faire un trajet commun dans l’objectif de réduire les coûts, la pollution et les embouteillages. Démocratisé pour son usage personnel depuis plusieurs années, le covoiturage commence à se faire une place dans le monde professionnel.
En entreprise, le covoiturage consiste à partager un véhicule de société pour se rendre au travail ou pour effectuer des déplacements professionnels. Voyons ci-après ses nombreux intérêts et les dispositions légales à connaître pour le mettre en place en toute sérénité. Faisons également le point sur le sujet épineux du covoiturage à titre personnel avec un véhicule de société.
Quel est le cadre juridique en matière de covoiturage ?
La pratique du covoiturage ne date pas d’hier. Cependant, elle est encadrée depuis le 17 août 2015 par le Code des transports et la loi relative à la transition énergétique. L’article L. 3132-1 a été mis à jour en 2019. Il précise certains aspects relatifs au covoiturage, et notamment un point très important : son exercice à titre non onéreux, à l’exception du partage des frais.
Ces frais comprennent les dépenses de carburants et les frais de péage directement associés au trajet en question, mais aussi une participation aux frais d’entretien, dépenses de pneumatiques et primes d’assurance. Ils sont en général calculés automatiquement par les plateformes de mise en relation et il existe également des calculateurs en ligne.
Autre point important, le covoiturage ne peut en aucun cas permettre au conducteur de faire des bénéfices. Il ne pourra pas demander aux passagers de payer plus que leur part des frais de trajet.
Enfin, concernant l’argent touché par un conducteur dans le cadre d’un covoiturage, celui-ci n’est pas considéré comme un revenu, ne sera pas imposé et n’a donc pas à être déclaré.
Le covoiturage avec un véhicule de société est-il légal ?
Utiliser sa voiture de fonction pour du covoiturage est légal dans certains cas, mais cela dépend des situations.
Covoiturer à titre personnel
Pour savoir s’il est possible de covoiturer avec un véhicule professionnel à titre privé, il faut tout d’abord vérifier que le transport de passagers dans le cadre privé est autorisé par l’employeur. Cela doit être clairement spécifié, par écrit, dans les conditions d’attribution du véhicule.
Ensuite, comme mentionné plus haut, un conducteur ne doit pas tirer de bénéfices financiers du covoiturage. Tous les frais à la charge de l’employeur ne peuvent donc pas être partagés avec des passagers, puisqu’ils ne sont pas payés par le conducteur et lui offriraient donc un bénéfice financier.
Donc, s’il s’agit d’utiliser sa voiture de fonction pour effectuer du covoiturage à titre privé, sans en tirer de bénéfice, et que le conducteur a l’autorisation d’utiliser sa voiture à titre privé, cela semble possible. Toutefois, la législation n’est pas très claire à ce sujet et il est préférable de demander l’accord de son employeur.
Covoiturer à titre professionnel
Dans le cadre professionnel, il est tout à fait possible d’utiliser sa voiture de fonction pour du covoiturage, si l’employeur l’autorise. Le plus souvent, l’employeur encourage cette démarche. Il peut s’agir d’un trajet quotidien domicile – travail, ou encore d’un déplacement professionnel effectué à plusieurs.
Ici encore, le conducteur ne peut bien sûr pas demander de contribution financière aux passagers.
Qu’en est-il de l’assurance du véhicule et de ses passagers ?
S’il faut bien entendu que le véhicule soit assuré pour pouvoir covoiturer, cette pratique ne requiert pas d’assurance ou d’option spécifique. Le conducteur doit quant à lui être assuré au titre de la Responsabilité Civile, même s’il s’agit d’un véhicule professionnel. En effet, cette assurance pourrait permettre de prendre en charge les éventuels dommages causés à autrui, en cas d’accident par exemple.
Dans le cadre d’un véhicule de fonction, il faut s’assurer que le contrat d’assurance du véhicule professionnel ou flotte de véhicules ne mentionne pas l’exclusion du covoiturage.
Attention également, lors d’un trajet en covoiturage, il est fréquent de se partager les heures de conduite. Dans ce cas, il faut vérifier que son véhicule est assuré pour un deuxième conducteur, ce qui n’est pas forcément le cas dans le cadre d’un véhicule professionnel.
Pourquoi promouvoir le covoiturage auprès de vos salariés ?
Si le covoiturage est si populaire, c’est qu’il offre de nombreux avantages. Certaines bonnes raisons de covoiturer sont valables pour tout le monde, mais dans le cadre d’un covoiturage professionnel, ils sont encore plus nombreux !
Faire des économies
Bien souvent, le premier argument en faveur du covoiturage est qu’il permet de faire des économies. Le premier moyen de faire baisser la facture est évidemment de partager les frais d’un même trajet entre plusieurs passagers, mais ce n’est pas tout.
En entreprise, le covoiturage peut également permettre de réduire la flotte de véhicules professionnels disponibles. Et, donc, d’économiser sur leur achat, leur entretien, sur les frais de parking et les frais d’assurance.
Enfin, des aides gouvernementales permettent par ailleurs de faire des économies supplémentaires. Ces dispositifs sont détaillés à la fin de cet article.
L’écologie et une image positive de l’entreprise
L’aspect écologique du covoiturage est tout aussi important que l’aspect économique. En effet, en utilisant un seul véhicule pour plusieurs passagers au lieu de plusieurs, les émissions polluantes sont réduites.
Cela envoie par ailleurs un message positif de la part d’une entreprise au sujet du respect de l’environnement. D’ailleurs, la loi Grenelle de 2007 demande aux employeurs de réduire leurs émissions de gaz à effet de serre. Le covoiturage permet à la fois de respecter cette loi, et de communiquer en interne et en externe sur les efforts fournis.
Renforcer les liens entre collègues
Partager un trajet de covoiturage entre collègues permet d’apprendre à se connaître. Cela facilite les échanges et permet de créer des liens, un peu comme le font les événements d’entreprise.
Lors d’un déplacement professionnel, il est possible de profiter du trajet pour discuter du rendez-vous à venir ou encore de partager des bonnes pratiques entre collègues d’un même service. Lors d’un déplacement quotidien domicile-travail, le conducteur et le passager ne travaillent pas forcément dans le même service et cela peut aider à créer des liens entre les différents départements.
Plus de sécurité et moins de stress
Le covoiturage permet de réduire les embouteillages en limitant le nombre de véhicules sur les routes, et donc de diminuer le stress associé aux conditions de trafic dense. De plus, lorsque le temps de conduite est partagé, la fatigue est moindre pour les conducteurs et cela peut réduire les risques d’accidents. La présence de passagers dans le véhicule peut aussi réduire la somnolence du conducteur et lui permettre de conduire en sécurité.
Quelles sont les aides proposées par le gouvernement ?
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, tous les conducteurs qui effectuent dix trajets ou plus en covoiturage de courte distance par an, en utilisant l’une des plateformes agréées, peuvent recevoir une prime de 100€.
Le Forfait Mobilité Durable, quant à lui, permet à un employeur de prendre en charge les frais de covoiturage de ses salariés jusqu’à 500€ maximum par an. Cette allocation ne concerne que les trajets domicile – travail, et elle est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. Elle est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun.